Wypożyczenie samochodu przez firmę — jaki wypożyczyć, jak rozliczyć?

Rynek wynajmu samochodów stale się zmienia, sukcesywnie dostosowuje ofertę do potrzeb klientów. Coraz więcej przedsiębiorców wychodzi z założenia, że środki transportu nie służą posiadaniu, są po to, aby z nich korzystać. Jedną z opcji, z której możesz skorzystać jest wypożyczenie samochodu w firmie, procedura wynajmu auta na potrzeby działalności jest prosta i szybka. Jakie auto wypożyczyć na firmę i co zrobić, aby je rozliczyć?

• Dobór floty do profilu działalności
• Korzyści długoterminowego wynajmu
• Rozliczenie podatkowe wynajmu samochodu

Dobór floty do profilu działalności

Jeżeli prowadzisz biznes i nie chcesz lub nie stać Cię na zakup samochodu, możesz zdecydować się na wynajem pojazdu. To obok leasingu coraz bardziej popularne rozwiązanie, zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy często przemieszczają się samochodem po mieście.

Wypożyczalnie mają w ofercie szeroką gamę pojazdów. Dobór floty musisz dopasować do profilu swojej działalności oraz celu użytkowania. Przedsiębiorcy często decydują się na wypożyczenie ekonomicznego, miejskiego samochodu, który ma służyć do sprawnego przemieszczania się po zakorkowanych ulicach.

Samochody reprezentacyjne

Wypożyczalnia samochodów oferuje również pojazdy klasy premium, spełniające role reprezentacyjne. W ten sposób możesz podnieść rangę prowadzonego biznesu w oczach klientów i kontrahentów. Zwłaszcza w branżach doradczych, consultingowych czy finansowych wizerunek firmy ma znaczenie podczas spotkań biznesowych.

Pojazdy użytkowe i dostawcze

Jeżeli prowadzisz firmę budowlaną, pewnie interesuje Cię wypożyczenie samochodu dostawczego. Część firm świadczących usługi wynajmu aut oferuje wypożyczenie busów osobowych, co jest ciekawą opcją dla przewoźników. Takie rozwiązanie sprawdza się również w branży kurierskiej, transportowej oraz eventowej.

Korzyści długoterminowego wynajmu

Zachowanie płynności finansowej

Wypożyczając samochód na potrzeby prowadzonego biznesu nie pozbawiasz się zaoszczędzonych rezerw finansowych. Zamiast na nowy samochód, zgromadzone środki lepiej przeznaczyć na cele zwiększające przychody firmy — rozwój oferty, kampanie marketingowe lub poszerzenie zespołu.

Brak skomplikowanych formalności

Długoterminowy wynajem samochodów jest tańszą alternatywą dla kredytu czy leasingu. Wypożyczając auto na firmę nie musisz przedzierać się przez żmudne i skomplikowane procedury kredytowe lub leasingowe. Proces wynajmu ogranicza się do podpisania umowy oraz wpłaty pierwszej raty.

Przerzucenie kosztów utrzymania

Korzystając z zasobów wypożyczalni płacisz jedynie za użytkowanie auta, a koszty utrzymania floty przenosisz na zewnętrzną firmę. Regulując miesięczny abonament nie zaprzątasz sobie głowy:

• obowiązkowym przeglądem samochodu
• serwisem i naprawami
• opłatą ubezpieczenia OC i AC
• wymianą opon oraz ich przechowywaniem
• nieplanowanymi awariami i kosztami napraw

Stałe raty pozwalają kontrolować miesięczny budżet firmy i unikać nieprzewidzianych wydatków związanych z eksploatacją pojazdu.

Rozliczenie podatkowe wynajmu samochodu

Warunki zaliczenia do kosztów

Jeżeli wypożyczasz auto na prowadzoną działalność, możesz je rozliczyć w kosztach firmy. Warunkiem jest podpisanie umowy najmu i ustalenie wysokości czynszu, który zostaje uznany za koszt podstawowy. Umowa powinna precyzyjnie określać okres wynajmu, wysokość miesięcznej opłaty oraz zakres odpowiedzialności stron.

Dodatkowe wydatki eksploatacyjne

Wydatki jak paliwo, opłaty za korzystanie z parkingu czy autostrady możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Tutaj warunkiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja powinna zawierać:

1. datę i cel podróży
2. trasę przejazdu (skąd — dokąd)
3. liczbę przejechanych kilometrów
4. stan licznika na początku i końcu miesiąca

Limit kwotowy rozliczenia

Czynsz za wynajem samochodu rozliczysz do limitu kwotowego 150 000 zł, niezależnie od sposobu użytkowania auta. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy pojazd służy wyłącznie do celów służbowych, czy również prywatnych, maksymalna kwota czynszu zaliczana do kosztów uzyskania przychodu nie może przekroczyć tej wartości w skali roku podatkowego.